Urząd skarbowy wysyła pierwsze pisma dotyczące KSeF. Przedsiębiorcy powinni reagować
- Kancelaria Beata Jałowiecka
- 12 sty
- 2 minut(y) czytania
Urzędy skarbowe w całej Polsce rozpoczęły wysyłkę pierwszych listów informacyjnych do przedsiębiorców. Korespondencja dotyczy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który w najbliższych latach stanie się obowiązkowym narzędziem do wystawiania i odbierania faktur. Fiskus podkreśla, że choć nowe przepisy będą wdrażane stopniowo, przygotowania warto rozpocząć już teraz.
Czym jest KSeF i dlaczego ma znaczenie?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma teleinformatyczna, za pomocą, której firmy będą wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury w formie elektronicznej. System ma ujednolicić sposób dokumentowania sprzedaży, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego oraz uprościć rozliczenia podatkowe.
Według Ministerstwa Finansów KSeF ma również usprawnić komunikację między przedsiębiorcami oraz administracją skarbową.
Jakie korzyści wskazuje urząd skarbowy?
W przesyłanych pismach urzędy skarbowe zwracają uwagę na konkretne zalety korzystania z KSeF. Wśród nich znajdują się m.in.:
brak konieczności drukowania i archiwizowania faktur papierowych,
dostęp do dokumentów przez 10 lat w jednym systemie,
szybsza wymiana faktur między kontrahentami,
skrócony termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni.
Zdaniem fiskusa system ma ograniczyć błędy oraz ułatwić kontrolę poprawności rozliczeń.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF zostało podzielone na etapy:
od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Przewidziano również wyjątki dla najmniejszych podmiotów. Firmy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, będą mogły korzystać z dotychczasowych form fakturowania do końca 2026 roku. Dla nich KSeF stanie się obowiązkowy dopiero 1 stycznia 2027 r.
Ważne: odbieranie faktur wcześniej niż wystawianie
Nawet jeśli dany przedsiębiorca nie będzie jeszcze zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, musi być gotowy na ich odbieranie już od lutego 2026 roku. Oznacza to konieczność uzyskania dostępu do systemu także przez te firmy, które przez pewien czas zachowają tradycyjne metody fakturowania.
Jak przygotować firmę do zmian? - KSEF Głogów
Urząd skarbowy zachęca, aby nie odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Warto w szczególności:
ustalić, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla danej firmy,
przeanalizować obecne procesy fakturowania,
zaktualizować programy księgowe lub sprzedażowe,
wybrać sposób logowania i zarządzania uprawnieniami w systemie.
Firmy niebędące osobami fizycznymi, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, powinny dodatkowo złożyć formularz ZAW-FA.
Jakie narzędzia są dostępne?
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do korzystania z KSeF, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, aplikacja mobilna KSeF czy system e-mikrofirma. Przedsiębiorcy mogą także korzystać z komercyjnych programów księgowych zintegrowanych z systemem.
Wybór odpowiedniego rozwiązania powinien być dostosowany do specyfiki i skali działalności, tak, aby jak najlepiej odpowiadał potrzebom firmy.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak obowiązek korzystania z KSeF wpłynie na Twoją firmę i w jaki sposób najlepiej przygotować się do zmian, zapraszamy na indywidualną poradę do naszej kancelarii.
Komentarze