Ustawa o sztucznej inteligencji weszła w życie. Czy Twoi pracownicy wiedzą, czego absolutnie NIE wolno wklejać do „okienka” AI?

Główna część ustawy o systemach sztucznej inteligencji już obowiązuje, a pełne rygory i system dotkliwych kar ruszą pod koniec października 2026 roku.

Warto zwrócić uwagę na jedną kluczową rzecz: regulacje dotyczące sztucznej inteligencji nie są tematem zarezerwowanym wyłącznie dla dużych firm technologicznych. Nowe przepisy tworzą krajowe ramy stosowania unijnego AI Act i mają ogromne znaczenie dla szerokiego grona podmiotów korzystających ze sztucznej inteligencji – zarówno przedsiębiorców i pracodawców, jak i urzędów, jednostek samorządu terytorialnego oraz organizacji pozarządowych.

W praktyce oznacza to, że pytanie o bezpieczne korzystanie z AI powinien dziś zadać sobie każdy pracodawca, niezależnie od wielkości organizacji i branży. Ryzyko często nie zaczyna się od wdrożenia skomplikowanego systemu IT. Może zacząć się od pozornie niewinnej myśli pracownika: "Wkleję to do AI, żeby szybciej przygotować odpowiedź".

Nowy organ nadzorczy i bat na błędy

Ustawodawca powołał do życia Komisję Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji, która pełni rolę krajowego organu nadzoru. Będzie ona kontrolować przestrzeganie przepisów i nakładać dotkliwe kary finansowe na podmioty łamiące prawo. Owszem, przepisy przewidują możliwość obniżenia kary (nawet o 90%) w przypadku szybkiego usunięcia naruszenia, jednak nie oznacza to, że z działaniem warto czekać do momentu kontroli.

Zdecydowanie lepiej z wyprzedzeniem sprawdzić, jak AI jest wykorzystywana w Twojej organizacji, niż dopiero w trakcie audytu zastanawiać się, co właściwie trafiało do otwartych, firmowych narzędzi sztucznej inteligencji.

Do tego dochodzi dobrze znany przedsiębiorcom duet: AI i RODO. Nowe regulacje nie zastępują przepisów o ochronie danych osobowych. Ścisła współpraca organu nadzorującego AI z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) oznacza, że kwestie związane z wykorzystywaniem algorytmów i ochroną prywatności będą się ze sobą coraz częściej i mocniej łączyć.

Jasna strona medalu – piaskownica i opinie

Żeby nie było tak czarno, nowa ustawa przewiduje również narzędzia wspierające. Mają one pomóc przedsiębiorcom i instytucjom bezpiecznie poruszać się po gąszczu nowych regulacji. W określonych sytuacjach można wystąpić o opinię indywidualną dotyczącą konkretnego problemu prawnego albo skorzystać z tzw. piaskownicy regulacyjnej. Daje ona możliwość testowania innowacyjnych rozwiązań AI w kontrolowanych warunkach, zanim zostaną udostępnione i wdrożone na szerszą skalę. A jeśli mimo wszystko dojdzie do wydania decyzji o nałożeniu kary, ustawa przewiduje możliwość odwołania się do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Pracodawco, odpowiadasz za to, co pracownik wrzuca do „okienka”

Sztuczna inteligencja genialnie ułatwia życie, ale korzystanie z niej w pracy nie może mieć charakteru samowolnego. To na pracodawcy spoczywa pełna odpowiedzialność za to, co dzieje się w organizacji.

Spójrzmy na dwa codzienne, wzięte z życia przykłady, które po wejściu nowych przepisów mogą słono kosztować:

Przykład 1: Sprawy pracownicze, kadrowe i wyciek RODO

Pani Basia z działu kadr w prywatnej firmie (lub z lokalnego urzędu gminy) chce szybko napisać uzasadnienie do zwolnienia dyscyplinarnego pracownika, albo przeanalizować skomplikowaną siatkę płac. Żeby ułatwić sobie pracę, wkleja do ogólnodostępnego, darmowego czatu AI imiona, nazwiska, numery PESEL, zarobki i szczegółowy opis problemu konkretnych osób. Skutek: Poufne dane osobowe lądują na zewnętrznych serwerach globalnej korporacji technologicznej, co oznacza bezpośrednie złamanie RODO oraz przepisów o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa/państwowej.

Przykład 2: Biznes i utrata tajemnicy przedsiębiorstwa

Pan Marek z działu handlowego przygotowuje kluczowy projekt umowy dla strategicznego klienta albo specyfikację techniczną innowacyjnego produktu. Wrzuca cały plik do generatora AI, żeby narzędzie „tylko poprawiło mu styl i interpunkcję”. Skutek: Tajemnica przedsiębiorstwa i unikalne know-how firmy trafiają na zewnątrz, a organizacja traci pełną kontrolę nad swoimi własnymi danymi biznesowymi.

Dla inspekcji powołanej z ramienia nowej Komisji czy też dla UODO nie będzie wystarczającym tłumaczeniem argument: "Pracownik sam to zrobił, ja nic nie wiedziałem". Odpowiedzialność finansowa i dyscyplinarna uderza bezpośrednio w pracodawcę, który nie zadbał o jasne ramy postępowania.

Jak zabezpieczyć firmę? Wdróż procedury AI krok po kroku

Nowe przepisy to doskonały moment, aby uporządkować sposób korzystania ze sztucznej inteligencji w organizacji. Nie chodzi o to, by wprowadzać całkowity zakaz korzystania z nowych technologii (co osłabiłoby konkurencyjność firmy), ale o świadome i bezpieczne określenie zasad.

W praktyce warto zacząć od 5 podstawowych kroków:

1. Ustalenia, z jakich konkretnie narzędzi AI mogą legalnie korzystać Twoi pracownicy w godzinach pracy.

2. Wyraźnego określenia, jakich danych i dokumentów absolutnie nie należy wprowadzać do zewnętrznych platform sztucznej inteligencji.

3. Przygotowania precyzyjnych zasad dotyczących korzystania z AI przy przetwarzaniu wrażliwych danych klientów, współpracowników i kontrahentów.

4. Ustalenia standardów weryfikowania i autoryzowania treści, kodów lub materiałów wygenerowanych przez AI.

5. Przeszkolenia zespołu oraz wskazania osób odpowiedzialnych za nadzór nad wdrażaniem AI w strukturach organizacji.

Warto pamiętać – bezpieczne korzystanie ze sztucznej inteligencji nie zaczyna się od zakupu drogiego oprogramowania, ale od stworzenia odpowiednich zasad i regulaminów jego używania. Dlatego dla pracodawców, przedsiębiorców i jednostek publicznych najlepszym punktem wyjścia jest dziś audyt dotychczas wykorzystywanych narzędzi i przygotowanie jasnych, szytych na miarę procedur.

Potrzebujesz wsparcia radcy prawnego? Skontaktuj się z nami

Chcesz przygotować prosty, życiowy i zrozumiały regulamin korzystania z AI dla swoich pracowników? Szukasz sposobu, by skutecznie zabezpieczyć firmę przed wielomilionowymi karami i upewnić się, że bezcenne dane Twojej organizacji lub klientów nie wyciekną przez internetowy czat?

Zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. Kancelaria Radcy Prawnego Beata Jałowiecka z Głogowa oferuje kompleksowe doradztwo w zakresie prawa pracy, ochrony danych osobowych (RODO) i bezpiecznego wdrażania innowacji technologicznych w biznesie.

Pomożemy Ci przejść przez proces wdrażania AI Act sprawnie i bez stresu.