Fałszywe faktury w KSeF – jak je rozpoznać i skutecznie zgłosić?
- 13 lut
- 2 minut(y) czytania
Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w 2026 roku ma usprawnić rozliczenia podatkowe i zwiększyć transparentność obrotu gospodarczego.
Jednocześnie jednak cyfryzacja fakturowania otwiera nowe obszary ryzyka, z których jednym z najpoważniejszych są tzw. faktury widmo oraz celowe próby wyłudzeń. Jak odróżnić zwykłą pomyłkę od oszustwa? Jak reagować i jakie narzędzia ochrony przewiduje KSeF 2.0?
Faktury widmo w KSeF – na czym polega zagrożenie?
KSeF działa w oparciu o automatyczne przypisywanie faktur do nabywców na podstawie numeru NIP. Oznacza to, że dokument może trafić na konto firmy bez jej wiedzy, zgody czy wcześniejszego kontaktu z wystawcą.
W praktyce przedsiębiorca może otrzymać fakturę:
za usługę lub towar, które nigdy nie były zamawiane,
od podmiotu, z którym nigdy nie współpracował,
wystawioną wyłącznie w celu wyłudzenia zapłaty.
Istotne jest to, że KSeF nie umożliwia wstępnego odrzucenia faktury. Każdy dokument, niezależnie od tego, czy jest prawidłowy, błędny czy fikcyjny, pojawia się w systemie w ten sam sposób. Przy dużej skali obrotu istnieje realne ryzyko, że podejrzana faktura zostanie przeoczona i opłacona.
Warto jednak pamiętać, że samo pojawienie się faktury w KSeF nie rodzi skutków podatkowych. Powstają one dopiero w momencie jej ujęcia w ewidencjach i rozliczenia.
Błąd czy oszustwo? Kluczowe „czerwone flagi”
Nie każda nieprawidłowa faktura oznacza próbę wyłudzenia.
W praktyce należy odróżnić:
1. Błąd formalny
Najczęściej dotyczy pomyłki w numerze NIP lub danych nabywcy. W takiej sytuacji:
sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą (np. do zera),
następnie wystawić nowy, prawidłowy dokument.
2. Faktura mająca na celu oszustwo
To dokument wystawiony celowo, bez realnej transakcji, którego celem jest uzyskanie zapłaty lub danych. Sygnały ostrzegawcze mogą obejmować m.in.:
brak jakiejkolwiek historii współpracy z wystawcą,
niemożność skontaktowania się z podmiotem widniejącym na fakturze,
rażące błędy językowe lub nielogiczne opisy usług,
bardzo krótki, nieuzgodniony termin płatności,
nietypowy numer rachunku bankowego.
Co istotne, pojedyncza przesłanka zwykle nie przesądza o oszustwie – ocena powinna opierać się na analizie kilku elementów łącznie.
Zgłaszanie podejrzanych faktur w KSeF 2.0 – jak to działa?
Wraz z wdrożeniem KSeF 2.0 przewidziano techniczną możliwość zgłaszania podejrzanych faktur do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Mechanizm ten ma charakter prewencyjny i analityczny – nie służy rozstrzyganiu sporów cywilnych między kontrahentami.
Najważniejsze zasady zgłaszania:
zgłoszenia może dokonać nabywca lub inny podmiot uprawniony do dostępu do faktury,
sprzedawca ani jego pełnomocnik nie mają takiej możliwości,
każdorazowo zgłaszana jest jedna konkretna faktura,
wymagane jest wskazanie uzasadnienia zgłoszenia,
przedsiębiorca może cofnąć zgłoszenie, jeżeli okaże się, że dokument był wynikiem zwykłej pomyłki,
możliwe jest śledzenie statusu zgłoszenia w systemie,
podatnik nie otrzymuje informacji o wyniku weryfikacji prowadzonej przez KAS.
Czy KSeF sam ochroni firmę przed oszustami?
Planowane rozwiązania w KSeF 2.0 (m.in. możliwość ukrywania podejrzanych faktur) mają zwiększyć bezpieczeństwo obrotu, jednak nie zastąpią należytej staranności po stronie przedsiębiorcy.
Administracja skarbowa może analizować zgłoszenia i identyfikować nieuprawnionych wystawców, ale to firma:
odpowiada za weryfikację kontrahentów,
decyduje o zaksięgowaniu dokumentu,
ponosi konsekwencje podatkowe błędnych rozliczeń.
Dlatego kluczowe znaczenie mają odpowiednie procedury wewnętrzne, szkolenia pracowników oraz bieżąca analiza dokumentów trafiających do KSeF.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie KSeF lub interpretacji nowych obowiązków podatkowych?
Zmiany planowane na 2026 rok wymagają nie tylko wiedzy technicznej, ale również prawidłowej oceny skutków prawnych i podatkowych.
Nasza kancelaria doradza w zakresie wdrożenia KSeF, analizyryzykaoraz postępowania w przypadku nieprawidłowych lub podejrzanych faktur.
Skontaktuj się z nami, aby zabezpieczyć interesy swojej firmy.
Komentarze